Collaborateur administratif UE2024

Contenu de la fonction

En tant que collaborateur administratif ou Project assistant, vous entreprenez toutes les actions nécessaires au support des projets liés à la présidence. Que cela soit du point de vue administratif, budgétaire ou encore du Reporting, vous savez comment faire, trouver la bonne information, contacter la bonne personne.

Proactif et enthousiaste, ouvert et intéressé par le domaine au sens large, vous accompagnez les chefs de projets dans leur quotidien et restez en prise avec le cœur de l’action.

Tâches possibles

Du point de vue administratif :

Vous soutenez l’équipe de projet en lui apportant le support administratif adéquat ;
Vous mettez en place des processus de suivi efficace et performant en élaborant et actualisant des tableaux de bord ;
Vous anticiper les problèmes et êtes proactif/ve en termes de solution ;
Vous créez rapidement votre réseau interne ;
Vous gérer les données de contact ;
Vous gérer les agendas et plannings liés au projet ;
Vous contribuez à l’élaboration de rapports ;
Vous organisez des réunions : supervision de la logistique, invitations, préparation de la documentation de support, prise de notes, rédaction de PV et comptes-rendus.

Du point de vue suivi budgétaire et financier :

Vous suivez de près les dépenses liées au projet ;
Vous suivez et contrôlez les coûts liés aux marché publics depuis la rédaction du cahier des charges jusqu'à l'attribution dans le cadre du projet ;
Vous êtes en relation constante avec le service budget et contrôle de gestion ;
Vous soutenez les chef.fe.s de projet dans le monitoring budgétaire de leur projet ;
Vous trouvez votre chemin comme personne dans le suivi et le monitoring financier spécifique à la fonction publique ;
Vous connaissez et savez mettre en œuvre les différentes procédures d’engagement financier ;
Vous savez quelle information recueillir quand il s’agit d’assembler les besoins auprès des services internes, rédiger le cahier des charges, publier le contrat avec la BNB ;
Si nécessaire, l'organisation de l'analyse des offres, la préparation du rapport d'attribution, le contact avec l'Inspection des Finances et contrôle Engagement et attribution finale n’a pas de secret pour vous ;
Vous conseillez les chef.fe.s de projet et l’équipe de projet dans le but d'offrir un service de qualité et une maîtrise des coûts.

Cette fonction est peut-être pour vous si…

Vous êtes passionné.e par le fonctionnement des institutions européennes ;
La solidarité est pour vous une valeur essentielle ;
Vous aimez jouer un rôle important dans des projets concrets et les faire avancer ;
Vous êtes doué.e pour penser et agir dans une logique de projet ;
Vous aimez et savez rédiger, rassembler, analyser et intégrer des informations sous forme de rapports complets et détaillés ;
Vous aimez le changement, vous êtes flexible et ouvert d’esprit dans des contextes variés ;
Vous avez une saine ambition de résultat et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises ;
Vous accordez de l’importance à l’écoute, au questionnement, à la pensée critique et à la cocréation afin d’arriver à un résultat de qualité.

L’assistant.e de projet sera engagé.e au sein du Projectpool et mis.e à la disposition exclusive de la Direction générale coordination des politiques et relations internationales. Il/elle travaillera sur des domaines pour lesquels le SPF est compétent et soutiendra toutes les activités que la DG coordination des politiques et relations internationales du SPF déploiera pour la préparation et l’organisation de la Présidence.

Il/elle apportera sa collaboration dans le cadre des thématiques retenues pour la Présidence telles que : le socle européen des droits sociaux, , , la lutte contre la fraude et le dumping social, l’adéquation des pensions)… Et sera soutenu.e dans le développement de ses compétences (langues, sécurité sociale, UE, gestion de projet, etc.) par l’équipe et le réseau EPMO-Projectpool.

Employeur

Le SPF Sécurité Sociale est responsable, avec les institutions publiques de sécurité sociale, de la mise en œuvre de la politique de sécurité sociale, de l’interprétation de sa réglementation et de l’octroi d’allocations aux personnes handicapées. Il contribue, par ses missions et actions destinées aux acteurs publics et partenaires sociaux, à la viabilité et l’efficacité des systèmes de sécurité sociale, ainsi qu’à la garantie des droits sociaux.

La Direction générale Coordination des politiques et relations internationales offre le soutien nécessaire (coordination, régulation, études, analyses, budgétisation, valorisation, indicateurs, représentation internationale) aux acteurs clés de la décision politique en matière de protection sociale en Belgique (ministres d'Etat, partenaires sociaux, IPSS). Fournir un appui aux politiques fondées sur des preuves est l'un des principaux points d'attention à cet égard. Le développement et le maintien de statistiques, d'indicateurs et d'analyses de haute qualité en sont un élément essentiel.

Travailler au sein de l’EPMO- projectpool, c’est intégrer une équipe de professionnel.le.s de la gestion de projet impliquée de manière transversale au sein du SPF. C’est avoir du soutien peer to peer, c’est être coaché sur le plan individuel, c’est participer à une réflexion plus globale au niveau stratégique, etc. Bref, c’est grandir et faire grandir en apportant la méthodologie et la structure projet.