Connection succeeded… ICT en période de confinement

5 jours de télétravail obligatoire par semaine ont demandé et demandent encore des adaptations du support par le service ICT. Quelques expériences vécues et enseignements tirés par le SPF Sécurité Sociale.

Travailler indépendamment du lieu : next level

Notre organisation est reconnue comme pionnière en matière de travail indépendant du lieu : plus de 83 % de nos collaborateurs travaillaient déjà de 1 à 3 jours à domicile avant l’épidémie.

Au début du confinement, il a fallu faire face à plusieurs situations exceptionnelles dans l'urgence, notamment pour les collaborateurs qui n'étaient pas encore habitués au télétravail. Pour eux, nous avons organisé des formations à distance sur l'utilisation du VPN, de Skype, de Teams...

Tous les collaborateurs qui ne disposaient pas encore d'un deuxième écran à leur poste de travail à domicile en ont reçu un pour y brancher leur ordinateur portable. Chacun a également eu la possibilité d'acheter un clavier, une souris et/ou un casque supplémentaires grâce à une intervention du SPF.

Les nouveaux collègues qui ont commencé à travailler pendant la première période de confinement ont également pu compter sur une livraison de matériel informatique à domicile. Nous les avons accueillis virtuellement en leur donnant toutes les indications nécessaires pour commencer leur aventure professionnelle au SPF Sécurité sociale dans les meilleures conditions.

Stabilité de l'environnement technique

Grâce à sa grande expérience de travail à distance, l'infrastructure technique a pu faire face à une généralisation du télétravail avec un minimum d'incidents et sans impact sur l'accessibilité de nos services, comme pour le numéro gratuit de la DG Personnes handicapées.

Réservation d’un poste de travail en ligne

Dans l'espoir que les chiffres évoluent dans le bon sens, le service ICT a été invité très tôt à chercher un outil permettant de réserver en ligne un poste de travail à une distance sûre des autres collègues. En effet, pour la sécurité de nos collègues, nous voulions, lors de l’étape de retour progressif sur le lieu de travail, limiter le nombre de personnes dans une certaine zone, conformément aux recommandations du Conseil national de sécurité.

Le prix d'une solution prête à l'emploi dans le cloud s'est avéré disproportionné par rapport aux fonctionnalités nécessaires et au travail de configuration supplémentaire que nécessiterait le déploiement des outils disponibles en interne.

En définitive, l’option retenue a été de développer nous-même une application avec PowerApps en un temps relativement court. L’avantage était double. D'une part, le service ICT a pu répondre de manière agile et flexible à un besoin au sein du SPF et, d'autre part, il a pu se familiariser avec l'utilisation de nouveaux outils (PowerApps) avec des ressources relativement limitées.

Loin des yeux, mais pas loin du cœur

Garder le contact est plus important que jamais. Des collègues d’ICT ont montré la voie à d'autres collègues avec des initiatives telles que les scrum sessions virtuelles par Skype ou Teams, l'envoi de cartes électroniques personnelles pour une naissance, un décès ou un mariage, les pauses café numériques et même des apéros par Skype (« skypéros »).

Quelques chiffres

• 867 collaborateurs travaillent depuis leur domicile sur le réseau du SPF
• 297 nouveaux écrans de télétravail ont été livrés au domicile des collaborateurs
• Chaque jour, une moyenne de 600 utilisateurs VPN se connectent.