Le SPF Sécurité sociale mise sur une interaction plus humaine pendant la période de quarantaine
Compte rendu sur la connectivité à l'heure de la surcharge numérique.
Comment une grande organisation (>500 collaborateurs) peut-elle rester en contact étroit avec ses collaborateurs dans une situation où la grande majorité d’entre eux travaille exclusivement à domicile pendant une longue période ? Le télétravail était déjà établi chez plus de 80% de nos collaborateurs avant la pandémie du COVID-19. Mais comment chacun peut-il rester impliqué (et motivé) maintenant alors que les relations interpersonnelles sont uniquement limitées au format électronique ?
En communiquant avec le cœur
Par la publication d’un journal quotidien. Nous donnons aux collaborateurs la possibilité de conserver le lien avec les personnes de l’autre côté de l’écran. Partager des informations, mais surtout des histoires quotidiennes et moins quotidiennes, y compris des images personnelles par et pour des collègues. Partager des astuces sur la santé mentale et physique, mais aussi sur la cuisine ou le potager. Permettre et encourager des initiatives spontanées en ligne telles que le yoga sur chaise et les séances de mindfulness par Skype. Publier des mises à jour quotidiennes des différents services afin que chacun puisse savoir dans les grandes lignes ce qui se passe au sein de l’organisation. La rédaction d’une publication quotidienne implique également une charge de travail supplémentaire, mais certains collaborateurs ont temporairement moins de travail pendant cette période. Les personnes qui ont des dispositions pour la communication et qui le souhaitent sont temporairement mises à profit dans le comité de rédaction. Une formation sur le tas au storytelling. Pour communiquer rapidement et quotidiennement, il faut également surveiller la qualité, comme c'est parfois le cas même dans les meilleurs journaux, il faut de temps en temps rectifier ou ajuster un élément après publication.
Un message personnel hebdomadaire de notre président, Peter Samyn, adressé à tous les collaborateurs. De personne à personne. Des messages empathiques, axés sur la compréhension et le respect pour les situations difficiles et très différentes de chacun, en partageant ses propres expériences, en rassurant et en offrant une perspective future. Un encouragement sincère après une nouvelle semaine numérique dans l'isolement physique. Un mot de remerciement pour le travail soutenu en coulisses.
En envoyant, à l’adresse privée de tous les collègues, une carte postale personnelle avec une illustration qui traduit la vulnérabilité, nous symbolisons l’appréciation et récréons une interaction surprenante et dynamique pendant ces longues semaines d'isolement.
En plus de cela, un concert en ligne pour tout le personnel, dédié aux collègues qui nous quittent, pour leurs années de service et leur pension bien méritée. Une larme et un sourire à distance ont également été possibles grâce à un discours d’adieu par voie électronique des collègues pour un (ancien) collègue décédé. Pour se soutenir mutuellement et comme reconnaissance pour les proches.
Expérimenter et surprendre est une formule qui fonctionne. Dépasser les attentes porte également ses fruits dans cette situation. De nouvelles actions inattendues, combinées à des canaux afin de satisfaire davantage les attentes.
Enfin, terminons par un plaidoyer pour un suivi et une analyse en continu de l'impact et de la portée de chaque action de communication. Une publication moins lue ? Était-ce lié au moment ou au contenu ? Ou la longueur d'un article ? Ou peut-être l'intro qui était moins pertinente ? Les données et le feed-back nous guident pour proposer une action nouvelle ou une action de soutien, pour ajuster ce qui existe.
De cette manière, en tant qu'organisation avec une communication adaptée, nous offrons ce petit coup de pouce supplémentaire à nos collaborateurs afin d’entretenir la flamme de notre organisation, même en cette période inhabituelle.