Boekhoudplan voor de instellingen van sociale zekerheid

Vanaf het boekjaar 2014 zijn de openbare instellingen van de sociale zekerheid (OISZ) verplicht om hun boekhouding te voeren op basis van een nieuw genormaliseerd boekhoudplan dat is vastgesteld door de Koning.

Het is geïnspireerd op het genormaliseerd boekhoudplan van de privésector en dat van de federale Staat. Het maakt het mogelijk om aan de geldende Europese boekhoudkundige normen en aan de meeste internationale normen te voldoen.

• Inleiding: wettelijke context
• Het nieuwe boekhoudplan
• Koninklijke besluiten en bijlagen
• Commentaren bij de rekeningen (in ontwikkeling)
• Omzendbrieven
• FAQ
• Het oude boekhoudplan
• Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de IONSZ
• Analytische boekhouding en OISZ

Inleiding: wettelijke context

Het nieuwe boekhoudplan is het resultaat van het werk van de Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de OISZ dat verschillende jaren geduurd heeft. In april 2011 werd de nieuwe structuur van het boekhoudplan vastgelegd en in 2012 hebben twee pilootinstellingen, de RSZ en de HZIV, deze nieuwe structuur toegepast bij wijze van experiment. Overeenkomstig artikel 16 van het voornoemde koninklijk besluit van 3 april 1997, heeft de Commissie op 28 juni 2012 beslist om het ontwerp van koninklijk besluit tot vaststelling van het boekhoudplan van de openbare instellingen van de sociale zekerheid en de bijlagen aan het College van de OISZ te bezorgen. Het College heeft een positief advies gegeven op 28 september 2012. Het besluit werd ondertekend door de bevoegde ministers, en vervolgens door de Koning op 26 januari 2014.

De openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ) zijn niet onderworpen aan de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat.

Tot 2001 vormden de OISZ categorie D van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut. Sinds de inwerkingtreding van hun eerste bestuursovereenkomsten met de Staat in 2002 behoren ze niet meer tot het toepassingsgebied van de wet van 16 maart 1954, en vallen ze onder de bepalingen van het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels.

Artikel 16 van het voornoemde koninklijk besluit van 3 april 1997 bepaalt dat de OISZ een boekhouding voeren overeenkomstig een genormaliseerd boekhoudplan vastgesteld door de Koning, op de voordracht van de toezichthoudende minister en van de minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort. Het genormaliseerd boekhoudplan wordt voorgesteld door de Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de instellingen van openbaar nut van de sociale zekerheid (waarvan de meeste OISZ geworden zijn), na advies van het College van de OISZ.

Het oude boekhoudplan waarop de OISZ zich baseerden werd opgesteld in 1967 en heeft nooit het onderwerp uitgemaakt van een wettelijke beschikking. De structuur ervan is volledig achterhaald.

Het nieuw boekhoudplan van de OISZ is geïnspireerd op het genormaliseerd boekhoudplan van de privésector en dat van de federale Staat (FEDCOM). Het laat toe te voldoen aan de thans geldende Europese boekhoudkundige normen (ESR) en aan de meeste internationale normen (IPSAS). Het nieuwe boekhoudplan bevat ook een onderklasse 30 "voorraden" (IPSAS 12) en maakt de periodieke herwaardering van de vaste activa verplicht (IPSAS 17).

De belangrijkste kenmerken van het nieuw boekhoudplan zijn de volgende:

• de terminologie en de nomenclatuur van de rekeningen werden aangepast aan de belangrijkste huidige normen, in samenhang met de economische classificatie van de overheidsadministraties en rekening houdend met de specifieke kenmerken van de sociale zekerheid;
• in de vorderingen en de schulden wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen korte en lange termijn;
• rekeningen voor rechten en verplichtingen buiten balans zijn voorzien;
• in de begrotingsrekeningen wordt de regel van de vastgestelde rechten (verschuldigde bedragen) ingevoerd in plaats van de huidige regel van de verworven rechten (vervallen bedragen), wat de begrotingsrekeningen volledig conform maakt aan de ESR-methodologie en bijgevolg zal een groot deel van de zogenaamde "ESR-correctie" op de budgettaire gegevens van de sociale zekerheid verdwijnen;
• de boeking in de begrotingsboekhouding en in de algemene (economische en vermogens-) boekhouding zal gelijktijdig gebeuren. Daartoe werd een koppeling gemaakt tussen de begrotingsrekeningen en de economische en vermogensrekeningen;
• de verrichtingen die betrekking hebben op het beheer van de instelling en zij die betrekking hebben op de opdrachten van de instelling worden vermeld in verschillende rubrieken;
• de overdrachten tussen OISZ worden afgezonderd zodat er consolidaties kunnen gebeuren;
• de leesbaarheid van de verslagen werd verbeterd.

Naar aanleiding van het nieuw genormaliseerd boekhoudplan van de openbare instellingen van sociale zekerheid, dienden enkele wijzigingen te worden aangebracht in het koninklijk besluit van 22 juni 2001 tot vaststelling van de regelen inzake de begroting, de boekhouding en de rekeningen van de openbare instellingen van sociale zekerheid.

De belangrijkste wijziging is de overgang van de notie van verworven (vervallen) rechten naar vastgestelde rechten in de begrotingsrekeningen, zodat deze rekeningen volledig conform de ESR-methodologie zijn.

Het koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 22 juni 2001 werd eveneens door de Koning ondertekend op 26 januari 2014.

Met de publicatie van beide koninklijke besluiten is een belangrijke mijlpaal bereikt, maar het werk van de Commissie is zeker nog niet voltooid, met in de nabije toekomst de voltooiing van de fiches met commentaren voor alle rekeningen, en met de opstelling van de verschillende omzendbrieven uit te vaardigen door de Commissie.

Het nieuwe boekhoudplan

Bekijk de structuur van het boekhoudplan van de OISZ (.xlsx)

Koninklijke besluiten en bijlagen

KB's die het genormaliseerd boekhoudplan vastleggen

KB's die sommige regels vastleggen in verband met de begroting en de rekeningen

Gearchiveerde versies:

• KB van 22 juni 2001 gewijzigd door het KB van 28 augustus 2002 (.pdf)
• KB van 26 januari 2014 dat het KB van 22 juni 2001 wijzigt, van kracht vanaf 2014 (.pdf) 
  (Gewijzigde art.: 2, 6, 7, 7, 9, 10, 11, 12, 13)
  • Bijlage 1 (KB 26.01.2014): de begrotingstabellen (.pdf)
  • Bijlage 2 (KB 26.01.2014): de synoptische tabellen(.pdf)

Omzendbrieven

Zoals voorzien in het KB van 5 mei 1993 tot heroprichting van de Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de instellingen van openbaar nut van de sociale zekerheid kan de Commissie richtlijnen geven aan de instellingen betreffende de toepassing van het genormaliseerd boekhoudplan.

Deze richtlijnen dienen te  worden goedgekeurd door de Commissie en zij dienen vervolgens via een door de Voorzitter ondertekende omzendbrief aan de instellingen te worden medegedeeld.

De onderstaande omzendbrieven werden goedgekeurd en door de Voorzitter van de Commissie ondertekend:

• Omzendbrief Nr. 1 van 22 februari 2016: “Onderscheid tussen de budgettaire rekeningen behorend tot het beheer of tot de opdrachten” (.pdf)
• Omzendbrief Nr. 2 v2 van 8 december 2022: " Overdracht van kredieten van het vorige begrotingsjaar, overdracht tussen kredieten van het begrotingsjaar, niet-limitatieve kredieten en inschrijving en toewijzing van de opbrengst van de verkoop van een goed aan de beheersbegroting " (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 3 v2 van 30 november 2023: "Modellen voor de ondertekening van de jaarlijkse begroting en de jaarrekeningen" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 4 van 24 oktober 2016: “Uitgaven inzake de Pool der parastatalen – overgangsmaatregel" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 5 van 15 juni 2018: “Regels voor de toepassing van de definitie van vastgestelde rechten" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 6 v4 van 8 december 2022: " Effectenportefeuille, Toekomstfonds en andere beleggingen " (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 7 v2 van 8 juli 2019: "Lijst van takken per OISZ" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 8 van 8 juli 2019: "Rekening van budgettair beheer" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 9 van 8 juli 2019: "Overdrachten tussen takken in de opdrachtenbegroting" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 10 van 8 juli 2019: "Vergoedingen aan personeelsleden" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 11 van 31 januari 2020: "Boekingsregels voor dubieuze debiteuren" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 12 van 21 december 2020: "Boeking van negatieve intresten" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 13 van 21 december 2020: "Boeking van het aan de personeelsleden betaalde vakantiegeld" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 14 van 14 januari 2022: "Digitale bewaring van boekhoudkundige documenten" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 15 van 8 december 2022: "Renteloze lening tussen OISZ – overgangsmaatregel voor de boekhouding" (.pdf)

• Omzendbrief Nr. 16 van 17 januari 2024 : " Maaltijdcheques – boeking" (.pdf)

FAQ

• Inventaris (.pdf)
• Terugvordering van onverschuldigde personeelsuitgaven (.pdf)
• Interesten (aan Smals betaalde voorschotten) (.pdf)
• Dubieuze debiteuren (.pdf)
• Erfpacht (.pdf)
• Invullen van de resultatenrekening (.pdf)
• Boeking van maaltijdcheques (.pdf)
• Salarissen december (.pdf)
• Facturen in pdf-formaat (.pdf)
• Resultaatverwerking (synthese) (.pdf)
• Definitieve balans der rekeningen : welk model ? (.pdf)
• Rekeningen van derden - leveranciers (48) of personeelsleden (45) (.pdf)
• Specifieke rekeningen (.pdf)
• Aankoopkosten van gebouwen (.pdf)
• Materiële vastgelegde waarden in oprichting (27) (.pdf)
• Vaste activa in aanbouw (.pdf)
• Informatica - 2014 Verwerving en opvolging van de facturatie door de vzw Smals, aan de OISZ (.pdf)
• Informatica - 2014 Bijlage bij de jaarrekening "Opvolging van de facturatie vzw Smals" (.pdf)
• Informatica - Boeking van de garantie: ("provisie Smals") (.pdf)
• Informatica - Lijst van rekeningen voor informatica (.pdf)
• Effectenportefeuille (.pdf)
• Terugkeer van postassignaties en betalingsopdrachten (.pdf)
• Financieel resultaat (.pdf)
• Rekeningen nodig voor het boeken van de synergieën (.pdf)
• Betaling van de kinderbijslag via de RKW (FAMIFED) (.pdf)
• Tegemoetkomingen in de werkingskosten (.pdf)
• Werknemers - aanrekening (.pdf)
• Lijst van de sociale zekerheidsinstellingen 03-2022 (.pdf)
• Belgische sociale instellingen - schema (.pdf)
• Duurzame werken in  gehuurde gebouwen (.pdf)
• Uitgewerkt voorbeeld van de rekening van budgettair beheer (.pdf)
• Uitgewerkt voorbeeld van de rekening van budgettair beheer – bijlage (.xls)

Oude boekhouplan

Het oude boekhoudplan van 1967 (.pdf)

Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de IONSZ

De Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de instellingen van openbaar nut van de sociale zekerheid bestaat sinds 1960. Zij biedt de wettelijke sociale verzekeringsinstellingen (RSZ, RIZIV, RVA, RSVZ, …) een overlegplatform om een genormaliseerd boekhoudplan te ontwikkelen en hun boekhoudpraktijken te harmoniseren. Ze werd oorspronkelijk voor een bepaalde tijd opgericht, later moest ze verscheidene malen heropgericht worden om haar rol als aanspreekpunt en ondersteuning voor wat intussen OISZ geworden zijn (openbare instellingen van sociale zekerheid) voort te kunnen zetten. Haar laatste oprichting dateert van het KB van 5 mei 1993, dat nu kan worden beschouwd als het oprichtingsbesluit van de Commissie. Tegenwoordig is ze geen tijdelijke commissie meer en komt ze regelmatig samen. In 2014 werden haar bevoegdheden en haar samenstelling uitgebreid en werden haar opdrachten opnieuw gedefinieerd.

De  FOD Sociale zekerheid heeft een gecoördineerde versie van het KB van 5 mei 1993 (.pdf) opgesteld. Hieronder zijn de gearchiveerde versies van dat besluit terug te vinden:

• KB van 5 mei 1993 (.pdf) tot heroprichting van de Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de instellingen van openbaar nut van de sociale zekerheid.
• KB van 26 januari 2014 (.pdf) tot vaststelling van het genormaliseerd boekhoudplan van de openbare instellingen van sociale zekerheid onderworpen aan het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen … en die aan de commissie voor normalisatie van de boekhouding van de instellingen van openbaar nut van de sociale zekerheid nieuwe bevoegdheden toekent (gewijzigde art. : 2; 3; 4).

Analytische boekhouding en OISZ

De analytische boekhouding is een beheersinstrument, met als belangrijkste doel een beter zicht te krijgen op de interne kostenstructuur volgens het type kosten, volgens de organisatorische bestanddelen, volgens verantwoordelijkheden, volgens producten/diensten…

Met verschillende snelheden, middelen en doeleinden hebben de meeste openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ) spontaan hun analytische boekhouding ontwikkeld. In het kader van de bestuursovereenkomsten 2016-2018 verbonden de OISZ zich ertoe om, op verzoek van de regering, hun analytische boekhouding te ontwikkelen of te verbeteren.

Op 19 juni 2015 heeft de Commissie voor Normalisatie daarom besloten een werkgroep "Analytische Boekhouding" op te richten die een document getiteld 'Framework 2017 (.pdf)' heeft opgesteld.  Dit document vat de werkzaamheden van de werkgroep samen en tracht – in de mate van het mogelijke – een referentiekader vast te leggen waarop elke OISZ zich kan baseren om haar analytische boekhouding te beginnen of verder te ontwikkelen, steeds rekening houdend met haar eigenheid.