Administratief medewerker EU2024
Inhoud van de functie
Als administratief assistent of projectassistent neem je alle nodige maatregelen ter ondersteuning van de projecten die verband houden met het voorzitterschap. Of het nu gaat om administratie, begroting of verslaglegging, je weet wat je moet doen, hoe je de juiste informatie kunt vinden en met de juiste persoon contact kunt opnemen.
Proactief en enthousiast, ruimdenkend en geïnteresseerd in het vakgebied in de breedste zin van het woord, ondersteun je de projectleiders in hun dagelijkse werkzaamheden en blijf je in contact met de kern van de actie.
Mogelijke taken
Vanuit administratief oogpunt:
- je ondersteunt het projectteam door de nodige administratieve ondersteuning te bieden;
- je zet efficiënte en effectieve monitoringprocessen op door dashboards te ontwikkelen en bij te werken;
- je anticipeert op problemen en bent proactief in het zoeken naar oplossingen;
- je creëert snel je interne netwerk;
- je beheert de contactgegevens;
- je beheert de agenda's en planningen met betrekking tot het project;
- je werkt mee aan het opstellen van verslagen;
- je organiseert vergaderingen: toezicht op de logistiek, uitnodigingen, voorbereiding van ondersteunende documentatie, notuleren, opstellen van notulen.
Vanuit het oogpunt van budgettaire en financiële controle:
- je bent verantwoordelijk voor het toezicht op de uitgaven van het project;
- je bent verantwoordelijk voor het beheer van de begroting en de financiële follow-up van het project;
- je bewaakt en controleert de kosten in verband met overheidsopdrachten vanaf het opstellen van het bestek tot de gunning van het project;
- je staat voortdurend in contact met de afdeling budget- en beheerscontrole;
- je ondersteunt de projectleiders bij de budgetbewaking van hun project;
- je vindt je weg als persoon in de financiële opvolging en controle eigen aan de openbare dienst;
- je kent en weet hoe je de verschillende procedures voor financiële vastleggingen moet toepassen;
- je weet welke informatie je moet verzamelen om de behoeften van de interne diensten te verzamelen, het bestek op te stellen, het contract met de NBB te publiceren;
- Indien nodig weet je hoe je de analyse van de inschrijvingen organiseert, het gunningsverslag opstelt, contact opneemt met de Financiële Inspectie en de vastlegging en definitieve gunning controleert;
- je adviseert de projectmanagers en het projectteam met het oog op een kwalitatief hoogstaande dienstverlening en kostenbeheersing.
Deze baan is misschien iets voor jou als...
- je gepassioneerd bent door de werking van de Europese instellingen;
- Solidariteit een essentiële waarde voor jou is;
- je graag een belangrijke rol speelt in concrete projecten en ze vooruit stuwt;
- je goed bent in het denken en handelen binnen een projectlogica;
- je het leuk vindt en weet hoe je informatie moet schrijven, verzamelen, analyseren en integreren in de vorm van uitgebreide en gedetailleerde verslagen;
- je van verandering houdt, flexibel en open-minded bent in verschillende contexten;
- je een gezonde resultaatgerichtheid hebt en verantwoordelijkheid opneemt voor de kwaliteit van de ondernomen acties;
- je waarde hecht aan luisteren, doorvragen, kritisch denken en co-creatie om tot een kwalitatief resultaat te komen.
De projectassistent wordt tewerkgesteld binnen de Projectpool en staat uitsluitend ter beschikking van de DG Beleidscoördinatie en internationale relaties. Hij/zij zal werken op gebieden waarop de FOD bevoegd is en zal alle activiteiten ondersteunen die het DG Beleidscoördinatie en Internationale Relatie van de FOD zal uitvoeren met het oog op de voorbereiding en de organisatie van het voorzitterschap.
Hij/zij zal meewerken in het kader van de thema's die voor het voorzitterschap zijn geselecteerd, zoals: de Europese basis voor sociale rechten, de strijd tegen fraude en sociale dumping, de toereikendheid van de pensioenen... En zal bij de ontwikkeling van zijn/haar vaardigheden (talen, sociale zekerheid, EU, projectbeheer, enz.) worden ondersteund door het team en het netwerk van EPMO-Projectpool.
Werkgever
De FOD Sociale Zekerheid is, samen met de openbare instellingen van de sociale zekerheid, belast met de uitvoering van het socialezekerheidsbeleid, de interpretatie van de regelgeving en de toekenning van uitkeringen aan gehandicapten. Door haar opdrachten en acties ten behoeve van de overheidsactoren en de sociale partners draagt zij bij tot de levensvatbaarheid en de doeltreffendheid van de socialezekerheidsstelsels en tot de waarborging van de sociale rechten.
De directie-generaal Beleidscoördinatie en Internationale Relatie verleent de nodige ondersteuning (coördinatie, regelgeving, studies, analyses, budgettering, valorisatie, indicatoren, internationale vertegenwoordiging) aan de sleutelactoren in het beleidsvormingsproces op het gebied van sociale bescherming in België (ministers van Staat, sociale partners, IPSS). Het verlenen van steun voor empirisch onderbouwd beleid is in dit verband een van de belangrijkste aandachtspunten. De ontwikkeling en instandhouding van statistieken, indicatoren en analyses van hoge kwaliteit is daarvan een essentieel onderdeel.
Werken in de EPMO-projectpool betekent deel uitmaken van een team van projectmanagementprofessionals die bij de hele SPF betrokken zijn. Het betekent steun krijgen van collega's, gecoacht worden op individueel niveau, deelnemen aan een meer globale reflectie op strategisch niveau, enz. Kortom, het betekent groeien en anderen helpen te groeien door bij te dragen aan de methodologie en de projectstructuur.