Connection succeeded … IT in tijden van lockdown.

Een verplichte 5-daagse telewerkweek vergde en vergt ook aanpassingen in de ondersteuning door een IT-dienst.  Een terugblik op een aantal ervaringen en verworven inzichten door de FOD Sociale Zekerheid.

Plaatsonafhankelijk werken next level

Onze organisatie staat bekend als een pionier in plaatsonafhankelijk werken: ruim 83% van onze medewerkers werkte al voor corona 1 à 3 dagen van thuis.

In het begin van de lockdown moesten in allerijl nog een aantal uitzonderlijke situaties opgevangen worden, voor o.m. medewerkers die nog niet gewend waren te telewerken. Voor hen organiseerden we opleidingen op afstand over het gebruik van VPN, Skype, Teams, …

Alle medewerkers die nog geen tweede scherm hadden op hun thuiswerkplek, kregen er eentje geleverd om hun laptop op aan te sluiten. Iedereen kreeg ook de mogelijkheid om bijkomend en met tussenkomst een toetsenbord, muis en/of headset aan te kopen.

Nieuwe collega’s die startten tijdens de eerste lockdownperiode konden eveneens rekenen op een levering van informaticamateriaal op hun thuisadres. We gaven hen een virtueel onthaal met alle richtlijnen om in de beste omstandigheden hun professioneel avontuur bij de FOD Sociale Zekerheid aan te vatten.

Stabiliteit van de technische omgeving

Dankzij de uitgebreide ervaring met tijds- en plaatsonafhankelijk werken doorstond de technische infrastructuur de omschakeling naar een veralgemening van telewerk met een minimum aan incidenten en zonder impact op de bereikbaarheid van onze diensten, zoals het gratis nummer van de DG personen met een handicap

Je werkplek online reserveren

In de hoop dat de cijfers de goede kant zouden opgaan, werd al vroeg aan de IT-dienst gevraagd alvast te zoeken naar een tool om online een werkplek te reserveren op veilige afstand van andere collega’s. Voor de veiligheid van onze collega’s wilden we in een volgende fase immers het aantal mensen in een bepaalde zone beperken in lijn met de aanbevelingen van de nationale veiligheidsraad.

De prijzen van een kant-en-klare oplossing in de cloud bleken niet in verhouding te staan tot de noodzakelijke functionaliteiten, terwijl er bij het inschakelen van interne beschikbare tools, extra configuratiewerk aan te pas zou komen.

Uiteindelijk werd er gekozen voor de optie om met Powerapps op relatief korte tijd zelf een kleine toepassing te ontwikkelen. Dit had een dubbel voordeel. Enerzijds kon de IT-dienst agile en flexibel inspelen op een behoefte binnen de FOD, anderzijds werd er bijgeleerd over de inzet van nieuwe tools (Powerapps) met relatief beperkte middelen.

Uit het oog, maar niet uit het hart

Contact houden is meer dan ooit belangrijk. IT-collega’s toonden andere collega’s de weg met initiatieven zoals virtuele scrumsessies via Skype of Teams, het versturen van persoonlijke e-cards bij een geboorte, overlijden of huwelijk, digitale coffeebreaks en zelfs apero’s via Skype (“skypero’s”).

Enkele cijfers

• 867 medewerkers werken via het netwerk van de FOD van thuis
• 297 nieuwe telewerkschermen werden bij de medewerkers thuisbezorgd
• Dagelijks loggen er gemiddeld 600 VPN gebruikers aan.
• De laatste 3 maanden werden 1300 vergaderingen via teams georganiseerd binnen de FOD.