FOD Sociale Zekerheid zet in op meer menselijke interactie tijdens de quarantaine periode

Een relaas over verbindend communiceren in tijden van digitale overload.

Hoe kan je als grote organisatie (>500 medewerkers) in verbinding blijven met je medewerkers in een situatie van exclusief en langdurig telewerk? Telewerken was al vóór de covid pandemie ingeburgerd bij ruim 80% van onze medewerkers . Maar hoe blijft iedereen vanop afstand betrokken en gemotiveerd aan het werk als de interpersoonlijke relaties zich noodgedwongen beperken tot een digitaal afkooksel?

Door te communiceren met een hart.

Via de publicatie van een dagelijks journaal. We geven de medewerkers de kans om voeling te blijven hebben met de collega’s aan de andere kant van het scherm. Informatie delen maar vooral alledaagse en minder alledaagse verhalen door en voor collega’s. Inclusief persoonlijk beeldmateriaal. Het delen van tips over het psychisch en fysiek welzijn maar ook over culinaire recepten en groene vingers. Ondersteunen van spontane online initiatieven zoals stoelyoga en mindfulness skypesessies. Dagelijks updates publiceren over de activiteiten van de verschillende diensten zodat iedereen in grote lijnen kan weten wat er speelt bij de collega’s om de spreekwoordelijke hoek. Dagelijkse journaals schrijven betekent ook een extra werklast maar sommige medewerkers hebben in deze periode dan weer tijdelijk minder werk. Diegene met extra tijdsmarge, goesting en aanleg voor communicatie worden tijdelijk ingezet in het redactiecomité. Een on-the-job-training in storytelling. Om dagelijks en snel te communiceren is er ook behoefte aan de kwaliteitsbewaking maar, zoals het ook wel gebeurt bij de beste kranten, moet er af en toe iets worden rechtgezet of aangepast na publicatie.

Een wekelijkse persoonlijke boodschap van de Voorzitter, Peter Samyn in de mailbox van alle medewerkers. Van mens tot mens. Empathische boodschappen met focus op begrip en respect voor de moeilijke en zeer verschillende situaties van elkeen, het delen van eigen ervaringen, het geruststellen en het bieden van toekomstperspectief. Een hart onder de riem na een nieuwe digitale week in fysieke afzondering. Een woord van dank voor het harde werk achter de schermen.

Via de verzending van  een persoonlijke postkaart die kwetsbaarheid uitstraalt naar het thuisadres van alle collega’s materialiseren we de waardering en creëren we opnieuw een verrassende dynamiek in de interactie tijdens deze lange weken van verplicht telewerken.

En daar bovenop een digitaal concert voor alle personeelsleden opgedragen aan de afscheidnemende collega’s voor hun jarenlange dienst en welverdiende pensioen. Een traan en een lach vanop afstand krijgt ook zijn plaats dankzij een digitaal ‘in memoriam’ van de collega’s voor een overleden (ex-)collega. Ter ondersteuning van elkaar en als erkenning naar de nabestaanden.

Experimenteren en verrassen is net zoals in andere sectoren een formule voor succes. Meer aanbieden dan hetgeen verwacht wordt, werpt ook in deze situatie zijn vruchten af. Onverwachte nieuwe acties in combinatie met de vertrouwde kanalen zodat de verwachtingen meer dan gewoon worden ingelost.

Tot slot nog een pleidooi voor continue monitoring en analyse van de impact en het bereik van elke communicatieactie. Een journaal met minder leescijfers: was het de timing of de inhoud? Of de lengte van een artikel? Of de minder relevante intro? Data en feedback geven ons richting om een nieuwe of ondersteunende actie te bedenken of het bestaande bij te sturen.

Op die manier bieden we als organisatie met een aangepaste communicatie dat extra steuntje aan onze medewerkers om ook in deze ongewone periode het innerlijk vuur van onze organisatie brandend te houden.